Stand: 9. Juni 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:
dotwave – Inhaber Denis Podkopaev
Daimlerstraße 4
59229 Ahlen
Deutschland
E-Mail: datenschutz@sendctl.de
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:
- Bereitstellung der Website und technischer Sicherheit, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
- Registrierung, Login, Workspace-Verwaltung und Vertragsdurchführung, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
- Versand, Empfang, Verarbeitung und Zustellstatus transaktionaler E-Mails im Auftrag unserer Kunden, Rechtsgrundlage je nach Rolle Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO; im Kundenauftrag zusätzlich Art. 28 DSGVO.
- Abrechnung, Buchhaltung und steuerliche Pflichten, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
- Support, Missbrauchsabwehr, Zustellbarkeitsanalyse und Betriebssicherheit, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
3. Website-Zugriff und Server-Logs
Beim Besuch der Website werden technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angefragte URL, Referrer, User-Agent und HTTP-Status. Diese Daten dienen der Auslieferung, Fehleranalyse und Absicherung des Dienstes.
4. Cookies, Tracking und externe Medien
Die Website verwendet derzeit keine nicht notwendigen Cookies, keine Marketing-Tracker und keine eingebetteten externen Medien, die ohne Einwilligung Daten an Dritte übertragen. Technisch notwendige Session-Cookies können im Dashboard verwendet werden. Sobald Analyse-, Marketing- oder externe Mediendienste aktiviert werden, wird die Einwilligungs- und Datenschutzhinweislogik vorab angepasst.
5. Konto-, Abrechnungs- und Kommunikationsdaten
Bei Registrierung und Nutzung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Workspace-Daten, Rollen, API-Keys, Tarifstatus, Rechnungsdaten, Supportkommunikation und sicherheitsrelevante Ereignisse. Zahlungsdaten können durch unseren Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.) verarbeitet werden, sofern Abrechnung aktiviert ist.
6. E-Mail-Inhaltsdaten und Empfängerdaten
sendctl verarbeitet im Auftrag der Kunden E-Mail-Adressen, Absender, Empfänger, Betreff, Inhalte, Anhänge, Zustellereignisse, Bounce-Informationen, Unsubscribe-Status, Beschwerden und technische Metadaten. Kunden bleiben für Inhalt, Rechtsgrundlage und Empfängerlisten ihrer E-Mails verantwortlich.
7. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir setzen insbesondere folgende Auftragsverarbeiter und Dienstleister ein:
- Hetzner Online GmbH, Deutschland – Hosting, Server- und Speicher-Infrastruktur.
- Stripe Payments Europe, Ltd., Irland – Zahlungsabwicklung, sofern Abrechnung aktiviert ist.
Darüber hinaus werden Daten an die E-Mail-Zielserver der jeweiligen Empfänger sowie an DNS- und Netzwerkdienste übermittelt, soweit dies für den Versand erforderlich ist. Mit Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.
8. Drittlandübermittlungen
Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur, wenn sie für die Leistung erforderlich ist oder geeignete Garantien bestehen, etwa ein Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder eine ausdrückliche gesetzliche Ausnahme. Beim E-Mail-Versand kann die Übermittlung technisch davon abhängen, wo der Zielserver des Empfängers betrieben wird.
9. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Vertrags- und Abrechnungsdaten können entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert werden. E-Mail-Events, Logs, Anhänge und Suppression-Einträge werden nach den im Produkt konfigurierten Fristen oder aufgrund berechtigter Schutzinteressen gelöscht bzw. eingeschränkt.
10. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit die Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
11. Sicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter TLS, Zugriffsbeschränkungen, rollenbasierte Zugriffe, getrennte Workspaces, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse und regelmäßige Aktualisierung der Infrastruktur.
12. Kontakt
Datenschutzanfragen senden Sie bitte an datenschutz@sendctl.de.